Come organizzare un evento: le strategie da tenere presenti

Organizzare un evento è certamente un lavoro complesso. Alla fine però può essere davvero molto appagante, specialmente se tutta l’organizzazione è gradita da chi vi partecipa. Bisogna essere davvero degli esperti per riuscire a mettere a punto tutto nel migliore dei modi, per riuscire a soddisfare le aspettative di chi prende parte all’evento stesso. Nulla andrebbe lasciato al caso, per riuscire veramente a realizzare qualcosa che sarà ricordato nel tempo. Ma quali sono le strategie a cui bisogna fare ricorso? Scopriamo qualcosa in più.

Come scegliere il momento giusto

Uno degli aspetti più importanti della pianificazione dell’evento riguarda la scelta della data e dell’ora. Per allestimento eventi, non dovresti scegliere un giorno troppo vicino nel tempo o troppo in là, perché altrimenti potrebbe capitare che gli invitati non riescano ad essere pronti. In linea teorica gli invitati all’evento o chi desidera partecipare dovrebbero esserne a conoscenza due settimane prima circa. In questo modo non avranno preso altri impegni e potranno ricordarsi più facilmente della data e dell’ora. Se devi mandare degli inviti, fallo proprio circa due settimane prima.

Una parte fondamentale viene riservata alla scelta del posto in cui organizzare il tutto. Cerca di immaginare come avverrà la gestione dello spazio, se gli ospiti devono sedersi oppure se devono restare in piedi.

Se devi organizzare un evento all’interno di un determinato spazio chiuso, ti serviranno dei saloni. Quindi dovrai metterti in contatto preventivamente con chi ha degli spazi dedicati a questo scopo, per vedere se i saloni siano effettivamente liberi.

Fai anche un sopralluogo, per vedere se la sistemazione corrisponda alle esigenze che hai intenzione di soddisfare. Inoltre, se organizzi un evento all’aperto, preoccupati di considerare il periodo giusto dell’anno, in cui le condizioni meteo potrebbero essere favorevoli.

Non dimenticare la parte burocratica. A volte potrebbero essere necessari alcuni documenti, come i permessi municipali. Questi ultimi sono importanti, per esempio se devi organizzare un evento musicale con emissioni acustiche, se ti serve l’accesso di veicoli, il parcheggio o la costruzione di tendoni.

Come tenere conto del budget

La parte del budget è davvero molto importante. Infatti devi avere ben chiare, fin dall’inizio, le risorse economiche che hai a disposizione e quali sono le esigenze che implicano delle spese. Per esempio considera se devi noleggiare il salone e le attrezzature, se devi offrire del cibo o delle bevande, se devi richiedere la stampa di volantini.

In ogni caso ricordati che hai la possibilità di ottenere in qualche modo delle sponsorizzazioni o delle donazioni. Oppure puoi richiedere qualche finanziamento specifico che possa fare al caso tuo. Puoi risolvere comunque problemi di budget, mettendo mano alla tua creatività. Un esempio per chiarire questo concetto. Invece per esempio di chiamare un fotografo per fare delle foto all’evento, puoi fare tu stesso le foto, così potrai risparmiare.

È molto importante però che tu abbia le giuste disposizioni economiche per mettere insieme un team che si occupa del servizio. Per allestire un evento è molto importante organizzare una squadra. Assegna a ciascun membro dello staff una funzione in particolare. Puoi assegnare gli incarichi il prima possibile, stabilendo anche delle priorità.

La buona riuscita dell’evento a volte è determinata proprio dal “gioco di squadra”, in modo da riuscire ad avere persone consapevoli del loro ruolo, ciascuna delle quali si dedichi ad una parte dell’evento, perché tutto possa riuscire senza complicazioni.