Lavorare ai tempi del Coronavirus: gli strumenti per un lavoro più “smart”

Più di trenta giorni di quarantena e un modesto esercito di lavoratori in smart working. A causa dell’emergenza sanitaria in corso, quasi 2 milioni di italiani stanno lavorando dalle proprie case, trasformate all’occorrenza in uffici. Si tratta di un’esperienza nuova per la maggior parte dei lavoratori della penisola, la modalità di lavoro smart working coinvolgeva, prima della pandemia, “solo” 570.000 italiani.

La vera sfida non è tanto attrezzarsi per disporre di tutto ciò che serve per lo svolgimento delle attività lavorative, quanto rimanere produttivi nonostante le distrazioni a cui si è soggetti in casa. Al di là della distrazione causata dalla presenza dei figli e dalle loro continue richieste, non poter disporre delle giuste attrezzature e degli strumenti per lavorare in modo ideale complica una situazione già critica di per sé. È dunque essenziale che ognuno di noi individui ciò che lo rende più produttivo, un motivo in più per fornirvi una lista di tool digitali per la gestione, l’organizzazione e la condivisione del lavoro durante la quarantena.

Strumenti per agevolare lo smart working

Tante sono le esigenze, tra cui quella di poter mantenere una visione d’insieme tra colleghi per favorire il lavoro in squadra, disporre dei giusti mezzi per tenersi aggiornati sui fatti di proprio interesse, poter comunicare in modo facile e veloce con colleghi, capi e clienti, ecc.

Di seguito vi forniamo una lista di app e strumenti utili per garantire la propria operatività.

Trello

Trello è gratuito e si può utilizzare sia da PC desktop che da mobile, mediante l’app. Il servizio consente di creare delle bacheche digitali tematiche con le quali organizzare i progetti aziendali e gestirli in team. Le bacheche sono infatti condivisibili tra i colleghi, si possono creare gruppi di utenti, checklist e allegare documenti fino a un massimo di 10MB di allegati, nella versione free.

Il software è molto vario in termini di possibilità di utilizzo, come la gestione di progetti software, la contabilità, il web design, ecc. Gli elementi principali di Trello sono prevalentemente 3: la lavagna che rappresenta il progetto, le liste che variano a seconda della natura della lavagna (bacheca) e che identificano il progetto in base allo sstato della lavorazione, “Da fare”, “In lavorazione” e “Fatto”, la card che contiene i singoli task. Le versioni a pagamento di Trello come Trello Business Class consentono una maggiore personalizzazione, la possibilità di integrare tool come Slack, Twitter e altri ancora e una maggiore sicurezza in termini di protezione dei dati sensibili.

Simul News

Al pari della condivisione dei documenti e degli ambienti di lavoro virtuali, può essere di grande importanza, per un’Azienda o un libero professionista, avere a disposizione un’edicola online di riviste e quotidiani accessibili mediante un unico abbonamento. Simul News è una piattaforma pensata per offrire la consultazione di più quotidiani e giornali, italiani ed esteri. L’edicola on line offre alte performance di lettura grazie anche alla presenza di un software sfogliatore professionale, che permette una consultazione facile e rapida delle notizie. Le possibilità di personalizzazione sono elevate: si può, infatti, scegliere di abbonarsi solamente ai giornali di proprio interesse, con l’accesso in tempo reale ai Pdf delle edizioni (senza alcun download richiesto), spostandosi nella lettura da una rivista all’altra con un click. L’edicola virtuale on line permette un ampio set di funzioni pensate per monitorare gli argomenti sensibili: si possono creare degli alert per determinate parole chiave, analisi dei profili social seguiti, accesso alle fonti RSS (da palinsesto o private), la condivisione degli articoli con i propri colleghi, il salvataggio delle notizie di proprio interesse, ecc. Un software molto utile per agevolare l’accesso all’informazione multicanale.

WeTrasfer

Una volta reperiti i dati di proprio interesse, si può avere l’esigenza, specialmente lavorando in team, di condividere i documenti e i dati raccolti con i propri colleghi e capi. WeTrasfer offre un servizio di trasferimento dei file, fruibile gratuitamente fino a un massimo di 2GB di invio. Il funzionamento è semplicissimo, basta accedere alla schermata principale, seguire le istruzioni, quindi caricare i file e inviarli al destinatario mediante l’indirizzo di posta elettronica. I file vengono ospitati temporaneamente sui server dell’Azienda, senza quindi intasare lo spzio di archiviazione del client di posta, ma hanno una scadenza di download: i file inviati rimangono disponibili per il download da parte del destinatario solamente per 7 giorni, termine oltre il quale non sarà più possibile scaricarli – in quanto eliminati – e si dovrà procedere con un nuovo invio.

Zoom

Lavorare senza comunicare sarebbe impossibile. Meeting di lavoro, call sui progetti, riunioni, attività di squadra, sono tutte attività che spesso richiedono un supporto comunicativo digitale. Zoom è una delle piattaforme attualmente più utilizzate per le videoconferenze di gruppo. Diversamente da Skype, Zoom non necessita di una lista di contatti, ma fornisce un link della videochat che si può condividere con tutti i partecipanti per accedere alla videocall. Disponibile sia in versione Desktop che tramite app per mobile, Trello consente videochiamate gratuite fino a una durata massima di 40 minuti e pacchetti acquistabili per le versioni Pro e Business.

Slack

Un altro alleato dello smart working è Slack, un ottimo strumento per gestire le comunicazioni di lavoro quando si lavora in team. Si tratta di una sorta di chat di lavoro che permette di disporre di tutto l’occorrente in un unico ambiente digitale. Una volta creato il work space, si può organizzare la comunicazione del team attraverso canali specifici, accessibili a tutti i membri o solamente ad alcuni. La comunicazione è fruibile anche individualmente, mediante le chat private, o con due o più membri. Per utilizzare Slack basta accedere al sito, creare il work space e invitarvi i propri colleghi via e-mail. Le piattaforme disponibili sono IOS, Android e Windows Phone per il mobile, Windows, macOS e Linux per desktop. All’interno della piattaforma si possono utilizzare anche altri strumenti come Trello, Google Calendar, ecc.